BLOG - Het belang van voorbereiding in woordvoerderschap
De afgelopen weken trainde ik niet minder dan 11 woordvoerders bij 3 organisaties.
Ik vind dat telkens ongelooflijk interessante en leerrijke momenten. Deze organisaties, vaak heel bekende bedrijven, geven je een unieke inkijk in hun organisatie. Dat voelt elke keer opnieuw als een privilege.
Ik heb ondertussen al heel veel mediatrainingen gegeven en een belangrijke conclusie is toch hoe belangrijk voorbereiding is - en hoe vaak die ook vergeten wordt. Want de mensen die worden aangeduid als woordvoerder kennen hun dossier, hun organisatie, de standpunten en de belangrijkste boodschappen.
Maar net daarom onderschatten ze soms het belang van voorbereiding. Daarom geef ik hier drie tips die het verschil kunnen maken.
1. Maak van een ongepland interview een gepland interview
Een journalist belt. De eerste reflex is vaak 'meteen antwoorden', zeker als de eerste vraag een makkelijke is. Maar op die eerste vraag volgt er een tweede, een iets moeilijkere. En dan een derde, een nog lastigere... En voor je het weet zit je middenin een vervelend interview, zonder voorbereiding.
Mijn advies: vraag eerst voldoende context. Zorg dat je de insteek en de concrete vragen daarbij te weten komt, en tegen wanneer een reactie nodig is. Vraag dan of je later mag terugbellen.
Zelfs tien minuten maken een verschil. Op die korte tijd kan je meer te weten komen over de journalist en het medium, potentiële moeilijke vragen voorbereiden, kort je kernboodschappen noteren en je mentaal voorbereiden.
2. Bepaal vooraf wat je wil dat mensen onthouden
Een interview is geen examen en toch zien we een interview tijdens mediatrainingen vaak in vraag-antwoord veranderen. Maar zoveel mogelijk vragen correct beantwoorden, is niet jouw échte doel bij het interview. Wat telt is dat jouw belangrijkste boodschappen blijven hangen en ongewenste vermeden worden.
Stel jezelf dus vooraf de vraag 'welke key boodschappen moet het publiek zeker onthouden?'. Dan ga je veel bewuster communiceren en makkelijker bruggetjes maken naar die kernboodschappen. Ook wanneer de vragen een andere - of zelfs ongewenste - richting uitgaan.
Dan kom je veel sterker uit het interview.
3. Werk met een message house
Misschien wel het meest waardevolle instrument uit elke mediatraining. Een message house bestaat uit:
- 1 hoofdboodschap of een soort van elevator pitch: wat moet het publiek onthouden?
- 3 à 4 kernboodschappen: welke punten ondersteunen die hoofdboodschap?
- Proof points: voorbeelden, cijfers, cases of feiten die je kernboodschappen tastbaar en geloofwaardig maken.
Het klinkt eenvoudig. Maar tijdens trainingen merken we telkens opnieuw hoeveel structuur dit brengt. En wanneer een organisatie nog geen message house heeft, komt vaak dezelfde conclusie op tafel: "Dit moeten we zo snel mogelijk maken." En daar helpen we dan graag bij.
Goede interviews beginnen vóór de eerste vraag
De kwaliteit van een interview wordt mee bepaald door de voorbereiding vooraf. Minstens een paar minuten voorbereiding, drie heldere kernboodschappen, een sterk message house. Dat maakt het verschil tussen 'reageren' en 'communiceren'.
- Karolien Hessels is managing director België en mediatrainer bij Charly PR. Samen met het team van Charly Media Training trainde ze recent o.a. essenscia, Q8, Action, Energie.be, BASF, Q-Park, Belnet, Hydro Extrusion, L’Oréal, Bilthoven Biologicals, IDEWE, Vanden Borre Kitchen, Wise en Center Parcs. Zowel in reguliere als in crisiswoordvoering.
Mediatraining of andere PR-support nodig?
Ons PR agency staat voor je klaar!