BLOG - Het belang van voorbereiding in woordvoerderschap
Dit jaar trainden we bij Charly PR al zo'n 30 woordvoerders.
Ik vind dat telkens ongelooflijk interessante en leerrijke momenten. Deze organisaties, vaak heel bekende bedrijven, geven je een unieke inkijk in hun organisatie. Dat voelt elke keer opnieuw als een privilege.
Ik heb ondertussen al heel veel mediatrainingen gegeven en een belangrijke conclusie is toch hoe belangrijk voorbereiding is - en hoe vaak die ook vergeten wordt. Want de mensen die worden aangeduid als woordvoerder kennen hun dossier, hun organisatie, de standpunten en de belangrijkste boodschappen.
En net daarom onderschatten ze soms het belang van voorbereiding. Daarom geef ik hier drie tips die het verschil kunnen maken.
1. Maak van een ongepland interview een gepland interview
Een journalist belt. De eerste reflex is vaak meteen antwoorden, want meestal is de eerste vraag er een waar je het antwoord wel op weet. Maar voor je het weet zit je midden in een interview en kun je niet meer terug. Want op de eerste - makkelijke - vraag volgt er een tweede, een iets moeilijkere. En dan een derde, een nog lastigere... En dat allemaal zonder voorbereiding.
Mijn advies: Vraag eerst voldoende context. Zorg dat je weet wat de insteek en de concrete vragen daarbij zijn, en tegen wanneer een reactie nodig is. Vraag dan of je later mag terugbellen. Al is het maar een beetje later.
Zelfs tien minuten maken een verschil. Op die korte tijd kan je meer te weten komen over de journalist en het medium, mogelijke moeilijke vragen voorbereiden en vooral heel kort je kernboodschappen noteren.
2. Bepaal vooraf wat je wil dat mensen onthouden
Een interview is geen examen en toch zien we een interview tijdens oefeningen vaak in vraag-antwoord veranderen. Het doel is niet om zoveel mogelijk vragen correct te beantwoorden. Het doel is dat jouw belangrijkste boodschappen blijven hangen, en dat ongewenste boodschappen vermeden worden.
Toch vertrekken veel woordvoerders nog vanuit de vragen van de journalist. Terwijl het vaak nuttiger is om eerst jezelf deze vraag te stellen: welke boodschappen moet het publiek zeker onthouden na dit interview?
Wie daar vooraf over nadenkt, komt sterker uit een interview. Je gaat immers veel bewuster communiceren en dat maakt het ook makkelijker om bruggetjes te maken naar die kernboodschappen, ook wanneer de vragen in het interview een andere of zelfs ongewenste richting uitgaan.
3. Werk met een message house
Misschien wel het meest waardevolle instrument uit elke mediatraining. Een message house bestaat uit:
- 1 hoofdboodschap of een soort van elevator pitch: wat moet het publiek onthouden?
- 3 à 4 kernboodschappen: welke punten ondersteunen die hoofdboodschap?
- Proof points: voorbeelden, cijfers, cases of feiten die je kernboodschappen beter toelichten en ook tastbaarder maken.
Het klinkt eenvoudig. Maar tijdens trainingen merken we telkens opnieuw hoeveel structuur dit brengt. En wanneer een organisatie nog geen message house heeft, komt vaak dezelfde conclusie op tafel: "Dit moeten we zo snel mogelijk maken." En daar helpen we dan graag bij.
Goede interviews beginnen vóór de eerste vraag
De kwaliteit van een interview wordt mee bepaald door de voorbereiding vooraf. Minstens een paar minuten voorbereiding, drie heldere kernboodschappen, een sterk message house. Dat maakt het verschil tussen 'reageren' en 'communiceren'.
Karolien Hessels is managing director België en mediatrainer bij Charly PR. Samen met het team van Charly Media Training trainde ze recent o.a. Center Parcs, Q-Park, Belnet, Vesta Terminals en Volt. Zowel in reguliere als in crisiswoordvoering.
Meer weten over onze mediatrainingen? Check onze webpagina.
Mediatraining of andere PR-support nodig?
Ons PR agency staat voor je klaar!