Vijf onmisbare vaardigheden voor een goede woordvoerder? Lees ze in onze blog. 

Vijf onmisbare vaardigheden voor een goede woordvoerder? Lees ze in onze blog. 

Vijf onmisbare vaardigheden voor een goede woordvoerder? Lees ze in onze blog. 

Vijf onmisbare vaardigheden voor een goede woordvoerder? Lees ze in onze blog. 

BLOG - Onze collega’s in de vuurlinie: interne crisissimulatie

In de wereld van crisismanagement is niets zo waardevol als ervaring en oefening. Bij Charly PR weten we dat theorie slechts het halve werk is, de echte test komt wanneer de druk oploopt. Daarom duiken we met klanten graag de diepte in met echte crisissimulaties. Zo scherpen ze hun vaardigheden aan voor het moment dat een crisis écht toeslaat.

Uiteraard doen we hetzelfde met onze eigen teams. Wil je weten hoe een crisissimulatie er bij jou aan toe zou gaan? Dan nemen we je graag mee door onze laatste interne crisissimulatie, gegeven door experten Johan en Karolien (in de rol van zowel trainer, management, journalisten en receptionist).

 

"Ik heb veel meer bijgeleerd tijdens de crisissimulatie dan tijdens alle theoretische infosessies samen – al waren die wel de perfecte voorbereiding. Vooral beslissingen leren maken onder tijdsdruk was een grote meerwaarde."

Bo - PR Consultant

 

14u00: Briefing

De invite was duidelijk: ‘Om 14u00 stipt word je verwacht voor de briefing’. De spanning is op het startmoment dan ook voelbaar. Meteen worden de deelnemers ingedeeld in teams van maximaal vijf personen. Elk team is tot 17u00 het crisiscommunicatieteam van fictieve organisatie X. Onderling moeten ze ook rollen verdelen: crisismanager, woordvoerder, copywriter of mediamonitor. Ze staan op scherp, klaar om de uitdaging aan te gaan.

De briefing onthult een delicate situatie: een high-profile directielid is door een collega beschuldigd van seksueel grensoverschrijdend gedrag. De situatie is intern bekend bij de betrokkenen en andere directieleden en is nog niet extern uitgelekt. Een onderzoek door een onafhankelijke partij loopt, maar de beschuldigde is nog steeds actief binnen de organisatie.

14u15: Vragenronde en plan van aanpak

De teams trekken zich terug in hun crisis room en krijgen 15 minuten de tijd om vragen te stellen en zich voor te bereiden: wat is hun plan van aanpak, welke kernboodschappen adviseren ze, reageren ze proactief of reactief?

14u30: Journalist aan de lijn!

Op het moment dat de teams volop aan de slag zijn met hun advies en strategie worden ze overvallen door een telefoon van de woordvoerder: Een journalist van een grote krant is aan de lijn! De journalist ving een gerucht op dat een directielid beschuldigd is van aanranding en wil hier het fijne van weten. “Is de organisatie hiervan op de hoogte?”, “Kloppen de beschuldigingen?”, “Wat gaat de organisatie doen?”, …

Voor de woordvoerders is het net écht: met nauwelijks tijd om na te denken moeten ze omgaan met lastige vragen, schakelen tussen transparantie en discretie, ... Gelukkig hadden de copywriters hun holding statement al klaar en konden de woordvoerders zich daarop baseren.

14u45: Het artikel verschijnt.

Het artikel verschijnt en hoewel het oppervlakkig en neutraal lijkt, denkt de publieke opinie daar anders over. Onder het artikel verschijnen boze reacties van lezers en ook op sociale media is het onrustig:, “Waar rook is, is vuur”, klinkt het. Het management contacteert de crisisteams: binnen 15 minuten verwachten ze advies.

De teams beraadslagen. Hoe beïnvloedt deze ontwikkeling onze strategie? Waar moeten we allemaal extra aan denken? Een van de teams adviseert het management om de directeur op non-actief te zetten. Het management weigert.

 

“We zaten vol adrenaline en stonden volledig ‘aan’! De crisis leek echt, ook de trainers zaten helemaal in hun rol, het was spannend en leerzaam. Ondanks de stress ook fun, het voelde als een teambuilding. In een korte tijd heb ik enorm veel geleerd."

Kim - PR Consultant

 

15u00: De resultaten van het onderzoek komen binnen.

De directeur heeft inderdaad ernstig grensoverschrijdend gedrag gepleegd. Verschillende getuigen hebben dat bevestigd en er komen meer klachten binnen. In principe is dit rapport vertrouwelijk.

Het management vraagt de teams opnieuw om advies. Terwijl ze de implicaties van de bevindingen proberen in te schatten, blijven de reacties op social media binnen komen. De mediamonitors zijn druk aan de slag om alles bij te houden. Ondertussen dringen beide crisismanagers aan op het non-actief zetten van de directeur. Het management gaat daarop in.

15u20: Paniek aan de receptie!

De crisisteams krijgen geen moment rust. Net wanneer ze het aangepaste statement willen indienen, volgt de volgende vuurproef. De receptioniste belt. Ze is in paniek. Er staat een TV-nieuwsploeg aan haar desk. De journalist stelt allemaal moeilijke vragen, en ze weet niet wat ze moet doen. Het ene team gaat meteen naar beneden om de journalist te woord te staan, het andere twijfelt. Ze hebben nog maar net de resultaten van het onderzoek binnen en willen eerst overleggen met het management of ze daar al over mogen communiceren.

En zo gaat de crisissimulatie nog even door. Op het einde komen de teams samen en evalueren ze de adviezen, statements en beslissingen. Johan en Karolien voelen de toewijding en het enthousiasme van de teams, die volledig opgingen in de simulatie. Ook voor hen als trainers was het switchen tussen zoveel rollen een uitdaging.

Deze ervaring benadrukt vooral het belang van praktijkoefeningen in crisiscommunicatie. Door in een simulatie te duiken leer je als adviseur zoveel, je weet hoe het voelt om als lid van een bedrijf een crisis door te maken, je leert handelen onder druk, journalisten te woord staan, …

Ook jouw team helemaal onderdompelen in een  crisissimulatie?

En tegelijk aan teambuilding doen? Neem dan contact  op voor meer informatie!

Deel dit nieuwsbericht: