BLOG - SNEL HET JUISTE CRISISCOMMUNICATIEBUREAU VINDEN

1.    Beperk de shortlist

Contact opnemen met bureaus en alle ontvangen info vergelijken kost tijd – en die heb je wellicht niet. Doe het voorselecteren dus zoveel mogelijk online. Maak snel een korte ranglijst, of bel meteen het eerste bureau dat je online overtuigt. Blijkt dat meteen een goede match – zie volgende tips – dan is het vaak beter om meteen in actie te komen dan nog een andere partij te benaderen.

2.    Focus op de belangrijkste criteria

Voor een crisis zijn dat volgende zaken:

• 'Klik’: een crisis is een turbulente tijd, en jij en je bureau zullen blindelings op elkaar moeten vertrouwen. Dat kan alleen met mensen waar je je ook persoonlijk goed bij voelt. Zet dat aspect dus – meer nog dan bij andere partners – helemaal bovenaan je wishlist en luister naar je gut feel.
• Ervaring: heeft je bureau daadwerkelijk kilometers op de teller of is crisiscommunicatie vooral een verkooppraatje op de website? Vraag daar zeker op door.
• Beschikbaarheid: gaat dit bureau jouw crisis tussen andere klantactiviteiten door oppakken, of maken ze echt specialisten dedicated voor je vrij? En als de crisis ’s avonds laat of in het weekend verder woedt, gaan ze hun ‘24/7’-belofte dan ook hard maken? Zoek naar garanties hierover.

3.    Leg de vertrouwelijkheid vast…

In alle hectiek en dringendheid vergeet je misschien dat je met je bureau zeer gevoelige dingen gaat delen. En hoewel vertrouwelijkheid voor een agency even vanzelfsprekend hoort te zijn als voor een dokter of advocaat, neem je toch het zekere voor het onzekere. Geen tijd om een NDA heen en weer te laten gaan? Vraag dan minstens een schriftelijke bevestiging.

4.    …en vertrouw je agency dan ook

Eens je samen in zee gaat, zijn jij en je crisiscommunicatiebureau echt partners, die samen naar één doel streven: jouw reputatie redden. En dat kan alleen als je open kaart speelt – ook als sommige aspecten niet zo fraai zijn. Een goede partner zal je op basis hiervan optimaal adviseren, zonder ooit te oordelen.

Schrik ook niet als je bureau lastige vragen begint te stellen. Advocaat van de duivel te spelen is immers onze job als crisiscommunicatieconsultants. Je bespreekt lastige onderwerpen immers véél liever voor het eerst met je agency dan voor een TV-camera.

En tot slot, bekijk het advies van je bureau met een open geest. Mogelijk voel je je bij bepaald advies niet helemaal prettig, maar blijkt het bij objectieve afweging van de voor- en nadelen gewoon je beste optie. Maar geef zeker ook jouw visie, het is samen dat je tot de beste actie komt. 

5.    Zoek financiële transparantie

Een crisis op voorhand begroten is onbegonnen werk, maar met duidelijke afspraken voorkom je verrassingen achteraf. Leg met name volgende zaken vast:

• Uurtarieven: hoeveel ga je precies betalen voor welke activiteiten? Vraag om dat op mail te bevestigen en geef je crisiscommunicatiebureau daar ook een duidelijke ‘go’ op.
• Welke activiteiten gaat het bureau doen? Doe jij de monitoring bijvoorbeeld zelf, of verwacht je dat van je agency? Voorkom dat je bureau onnodige activiteiten opzet en deze achteraf factureert.
• Financiële rapportage: idealiter stelt je agency dit proactief voor, maar indien niet: vraag zelf om een goed overzicht van de gewerkte uren per activiteit bij te houden. Zo controleer je achteraf makkelijk of alles in verhouding is. Vermijd ook dat de eindafrekening ongemerkt te hoog oploopt. Dat kan via een update met vaste frequentie (wekelijks bijvoorbeeld) en/of bij overschrijding van afgesproken budgetdrempels.